サプライヤトラブル対処法3
●情報管理ルールの設定
まずは「情報収集方法のルール化」します。サプライヤで起こっているトラブルですから、情報の発信源はサプライヤであるはずですね。事例で述べられている混乱の源は、
・複数のサプライヤ関係者が
・複数のバイヤ企業関係者に
・秩序＝時系列、重要度、原因と影響の分類等なく
・断続的にもたらされている状態
です。したがって、トラブルの状況や発生原因の究明の前に、サプライヤからもたらされる情報の整理が必要です。具体的には次の通りおこないます。
・情報の集約
社内にもサプライヤにも、発生したトラブルにまつわる情報は、1つのメールアドレスに送ってほしい旨を周知します。これは一刻も早く事態を収拾するための体制整備に欠かせない取り組みである旨を伝えます。調達・購買部門長から全社の関係者へ向けて発信します。
設定するメールアドレスは、トラブルを発生させたサプライヤの担当バイヤが良いでしょう。調達・購買部門ではもっとも起こっている事態を正確に把握しなければいけない立場です。トラブルを発生させたサプライヤに関する基礎知識も多く、適切な状況判断が可能だからです。担当バイヤには他の業務もあるし、洪水のようなメールでの連絡を１人で整理するのは困難と考えるのは誤りです。他の業務は、他のバイヤがサポートします。担当バイヤが行うのは情報の整理であり、トラブル収束への対処は、調達・購買部門で協力しておこないます。具体的なトラブル収束に必要な意志決定は、発生したトラブルの内容に応じて、調達・購買部門内の上位者や、関係部門の担当者を巻き込んでおこないます。1つのメールアドレスに情報を集中させたからといって、トラブルの収束へ向けた意志決定や具体的な作業を、担当バイヤ１人に行わせるのではありません。まず対処すべきは、無秩序にもたらされる情報の整理です。
こういったルールを社内周知しても、そんなルールは知らない、一刻も早く事態を改善しろ！といったクレームをする社内関連部門の担当者もいます。こういった反応は、一刻も早く自分が困った事態から抜け出したい気持ち＝感情が長じての行動です。こういったクレームがあったら、調達・購買部門として感情で対処するのではなく、担当バイヤでもない上位者から、
・一刻も早いトラブル収束のために、正確な事態掌握をおこなっていること
・正確な事態掌握には、もたらされる情報の正確性や時系列の整理が重要なこと
・当方が入手した情報は、定期的に社内に展開すること
を説明して納得してもらいます。
