バイヤー現場論（牧野直哉）

７．フォローするとき

バイヤーは、サプライヤーにも社内関連部門にも仕事を依頼します。何かを依頼する場合は、回答期日も設定します。依頼してから、回答を得るまでの期間にフォローする可能性は発生します。前提条件として、フォローはしなくて済むにはどうすれば良いかを考えなければなりません。まず、依頼してから回答日までに、対応可能な時間を確保します。そういった依頼の積み重ねで、信頼できる相手であれば、できるだけフォローをすべきではありません。何ごとも期日通りに回答が入手できれば、フォローは不要です。しかし、なかなか期日通りに回答が入手できないケースもありますね。ここでは回答期日になった段階で、遅れる事実が明らかになって、自分の仕事に影響が出る事態を回避する方法論を学びます。

①フォローする「きっかけ」をつくる

やるべき仕事は、山積しています。目の前の仕事に集中して対応するためにも、今、どれくらいの仕事（プロジェクト、案件、問題）を抱えているのか全体と、その日程管理をおこなわなければなりません。抱えている仕事が多いほどに、管理をしないと、毎日が「忘れ」による突発的な対応を余儀なくされます。業務の全体の掌握と、日程仮は、多くの仕事を抱えている現実を忘れるためにおこないます。適切なタイミングで思い出すために、ツールを活用するのです。

サプライヤーへ見積依頼する場合を想定します。今日、見積依頼をおこなって、回答期日が10日後の場合、10日後に改めて「見積依頼していた」と思い出せばいい訳です。したがって、見積依頼をおこなったら、10日後に案件名と見積回答日と、自分のスケジュール管理ツールに入力します。これで、見積依頼に関連した作業を一度終了させます。10日後に、スケジュール表を見るなり、スケジュール管理ソフトのアラート機能を設定し、またあらたにスタートさせます。自分が普段使用しているツールを活用して、次のアクションを起こす「きっかけ」を確実に自分が思い出す仕組みをつくります。

②相手によってフォロー方法を変える

見積依頼の話を続けます。複数のサプライヤーに見積依頼をおこなう場合、すべてのサプライヤーへ同じ条件で依頼しても、すべて同じ対応は期待できません。サプライヤーが、そもそも持っているリソースと、営業パーソンによって、フォローの方法を変えなければなりません。

過去の実績や、見積依頼内容から判断して、期日通りに回答が入手できる信頼があるサプライヤーは、フォローなしと判断し回答期日を迎えます。しかし、なかなか期日通りに回答が貰えない相手には見積依頼してから、回答期日までの間で、フォローが必要です。先ほどの例では、見積依頼をしてから10日後に回答期日を設定しました。５日後にフォローを入れるといった対応を加えます。これも、同じく自分が使用しているツールに、見積依頼してから５日後に状況確認をおこなう「きっかけ」を残します。

③定型業務化する

都度発生する業務でなく、納期フォローといった日常的に発生する業務におけるフォローの場合、ポイントはいかに自動的に定形業務化してフォローを実現させるかです。これは、バイヤー個人の取り組みに依存するのでなく、会社全体の仕組みの一部とします。具体的には、フォローを自動的におこなって、その結果が自動的にバイヤーにもたらされ、異状が無ければなんら新たな対応が発生しないのが理想です。

納期フォローの場合は、購入対象の平均的なリードタイムに拠って、納期到来の一ヶ月前とか、二週間前に、該当するサプライヤーに、メールやFAXで納期確認依頼を自動的に送信する。納期通りに納入できるかどうか回答を入手します。もし納期が守れない場合は、その時点で改めて対処します。

また、納期順守率が高いサプライヤーの場合、こういった定型業務から開放するために、フォローをおこなわないのも重要です。フォローして回答するのは、フォローする側、される側に、業務負荷を生みます。この負荷は、当初契約した内容が順守されれば、まったく必要ありません。フォローは、ない方が良い業務だし、おこなう場合も、できるだけ負荷をかけずに、効率的に実行します。さらに、フォローの要否をサプライヤーの評価に反映させ、よりバイヤーにとって少ない労力で、確実に購入できるサプライヤーとのビジネスの優先度を高めます。