バイヤ業務の心構え 1
どんな仕事でもミスは起こります。重要なのはミスが起こってしまったときに迅速に最優先でリカバリーすること。一度発生させたミスを再び起こさない。この2点につきます。ミスの再発防止のためには、何度も確認を重ねるのではなく、決められた手順通りに進めミスを起こさない「仕組み」を作るべきです。
・調達業務の理解～基本は役割分担
調達業務は会社でモノやサービスを買います。会社の「買い物」と、人が日常的に行う「買い物」はどこが違うでしょうか。個人の場合、何を、どこで、いくらで買うかすべて個人が判断して買います。会社では部門ごとに役割を分担し、「何を買うか」は購入要求部門が決めます。いつ買うか、どれくらいの量を買うかは、メーカーの場合では生産管理部門。調達・購買部門ではどこの取引先からいくらで買うかを決めます。個人の買い物は一人ですべてを決定するのに対して、会社の買い物は、分担して買い物に必要な決定を行っているのです。個人の買いものとは異なる会社の買い物の特徴をふまえて、ミスなくスムーズに業務を進めるための仕組みづくりを行います。
・発注内容の転記を避ける
社内それぞれの部門で決定された購入に必要な情報は、どのように調達部門に提供されるか。文書やメールで送られ、調達部門でコピー＆ペーストを含め転記していませんか。発注ミスを避けるには「転記」する作業を極力最少化します。転記はシンプルな作業に見えますが、内容を正確に転記先に写す最低でも2つ以上の複合的な作業。ミス発生の可能性が高いのです。転記によるミスを確認で回避するなら、転記作業をやめましょう。社内関連部門には「そのまま取引先に提供される情報である」と伝え、各部門に慎重で注意深い決定をお願いしましょう。
