番外編「バイヤのミス」2
バイヤのミス3 発注書記載内容
あらかじめ見積依頼を行った内容と同じ、納入してほしいモノやサービスの内容を記載します。一般的な発注書は、記入欄のスペースが限定されています。簡潔にわかりやすい表現で、注文したいモノやサービスを表現し、確実な発注と納品へつなげましょう。
バイヤのミス4 添付資料
複雑な発注内容の場合、発注書上の記載スペースでは、確実に発注内容を伝えられない場合もありますね。そんなときは、発注書とは別に仕様書や図面、レシピを準備します。それぞれ発注書に添付する資料名を記載して注文内容が明記されていることを伝えます。添付資料の情報は、金額や数量と具体的にほしいものを結びつける重要な情報です。できるだけ簡潔に、誰もがわかりやすい表記を心がけましょう。
バイヤのミス5 納期
できるだけ納期は短く！と考えるのは誰も同じです。希望納期を記載する場合、見積書明記のリードタイム（発注から納品まで必要な時間）が確保されているかどうかをチェックします。発注日からカウントしてリードタイムが確保できない場合、取引先にリードタイムの短縮が可能かどうか確認をしましょう。希望納期を押し付けるより、事前確認した後で取引先へ納期短縮の協力要請を行うことが良い関係を築くポイントです。
バイヤのミス6 送付ミス（メール）
最近ではメールで発注書を送る人も多いはずです。せっかく作成した発注書も、発注先に届かなければモノやサービスは納入されません。送付先を都度入力するのはミスの元。発注書の送付あて先は「会社名+担当者名」で登録しておきましょう。担当者名だけだと名字は同じ人で、全然違う会社に送ってしまう事態も想定できます。取引先名と担当者名の「ダブルチェック」をした上で送信を心がけましょう。メールソフトの機能には、送信ボタンを押してから一定時間、送信取消機能があります。メールソフトの機能を活用し送信前はもちろん、送信後にも正しいあて先に送っているかを確認します。
