番外編「バイヤのミス」3
バイヤのミス7 送付ミス（郵送）
発注書を印刷し封書で送る場合、発注書そのものに取引先の住所、会社名、担当者の氏名まで印刷します。発注書封筒の1部が透明になっている「窓つき封筒」を使えば、送付先のミスを回避できます。
バイヤのミス8 検収ミス（未払い）
取引先が希望納期通りに収めてくれたとしても、検収処理を行わなければ約束した支払いが行われません。検収に必要なルールを明確にして、取引先にも守ってもらい、自分たちでも漏れのない処理を心がけましょう。
モノやサービスを受け取ったにもかかわらず支払いが行われていないのは、取引先との信頼関係が失われます。取引先はしっかりと約束を守って納入しているはずです。早急に取引先への支払い処理を行い、必ず再発防止の取り組みを行いましょう。毎月「納入予定未検収品リスト」を発行し、検収漏れのミスを防ぎましょう。
バイヤのミス9 検収ミス（過払い）
検収ミスは、受け取っていないのに支払ってしまうケースも発生します。納期に納入されたかどうかの確認は、確実に支払うためにも重要な手続きです。未払い防止と同じように「納入予定未検収品リスト」を発行し、納入されていない場合は、納入予定を確認します。納入が遅れる場合は別のミスを引き起こします。事前にミスの影響を小さくする調整も行いましょう。
バイヤのミス10 行き違い（言った言わない）ミス
見積依頼や見積書といった書類を元に、取引先とのコミュニケーションを通じて、依頼内容が変わり、見積内容が当初から変更して発注するときがあります。当初の見積依頼や見積書に対して変更部分はできるだけ文書に残し、取引先の担当者と共有するクセをつけましょう。電話をして見積依頼内容が変更になった場合、電話だけで済ませずに変更点だけでも取引先や社内関係者にメールで発信します。商談経緯を積み重ねてミスが回避できるのです。
