４－９購入準備② ～買いたいモノがわからないときの対処法～
購入条件は要求部門が明確にすべき内容です。しかし条件の明確化を待っているだけでは、最終的に短納期をサプライヤーへ強いる結果につながります。調達購買部門から要求部門へ条件設定への積極的なサポートも必要です。
☆わからない部分を明確にする方法
購入条件は多岐にわたっています。したがって前項４－８で示した５つの条件の、どの部分が確定していないかを明らかにします。不確定な内容によって調達購買部門の取る対策が異なってきます。
過去の発注実績から、リードタイムが確保できない可能性が高まった場合、購入要求部門へ調達購買部門からアプローチを試みます。
☆具体的な対処方法
①条件を明確にする取り組み
購入要求部門へヒアリングします。発注する際に必要な５つの条件で、どこに、どんな問題があるのか。１つでも明らかになれば、解決に向け一歩前進です。
②不明確な部分に関するヒアリングとディスカッション
不明確な部分がわかったら、不明確である理由について購入要求部門と一緒に考えます。調達購買部門にある膨大な購入実績の情報から類似品と思われる実績の資料を準備します。実績と今回がどう違うのか、購入要求部門の担当者に質問します。条件の明確化につながる答えはすぐには返ってこないかもしれません。しかしヒアリングを続けながら、バイヤーとして買うモノに関するイメージを高めていきます。少しでも具体化の糸口がつかめたら、購入要求部門へフィードバックします。
③必要な時期を見定めて、次の手を打つ
ある程度発注するモノのイメージをつかみ発注実績をベースに、必要なリードタイムを予測します。その上で、上記②を繰り返すか、次に述べる最後の手段へと移行するかを判断します。
☆サプライヤーの手を借りるのは最終手段
欲しいモノの条件を明確化する段階で、サプライヤーへサポートを求めるのは有効な選択肢です。調達購買部門は発注条件の不明確さも自社に有利になるよう利用します。調達購買部門から、条件が未確定な段階でサプライヤーへ打診は、受注の可能性が高まり、サプライヤーのモチベーションを高める源泉です。上記①～③の対処も、サプライヤーへの効果的な打診を調達購買部門から行う準備です。
購入要求部門からのヒアリングによって不明確部分を限定できた場合、その時点で不明確部分に対する提案をサプライヤーに求めます。ＲＦＰ（Request for Proposal）と呼ばれ、提案内容の優劣を発注するサプライヤーを選定する判断基準にします。積極的に発注条件確定までのプロセスを主体的にリードし、購入要求部門とサプライヤーの双方に対する影響力を高め、調達購買部門による主体的なサプライヤー選定を目指します。（牧野直哉）
