バイヤー現場論（牧野直哉）
３．監査にて
サプライヤの新規採用時や、継続採用時には、品質管理の実施状況を中心に監査をおこないます。前項の「工場見学」と分けているのは、サプライヤの品質管理システムを確認する「仕組み」と、実際にシステム通りにおこなわれているかどうか「実行」の双方の確認が必要なためです。企業によっては、サプライヤ監査は、品質保証部門や、別に担当者が設定されている場合もあるでしょう。サプライヤ監査にバイヤーとして立ち合うケースも想定できます。また、サプライヤ訪問時にいつも監査担当者が同行できるとは限りません。新規サプライヤの採用可否を見極めるにも、サプライヤ監査のノウハウはとても役立ちます。ポイントを理解して、日常業務に役立てます。
①まずサプライヤに自己評価してもらう
監査をおこなうためには、まず自社が部品や材料を購入に際してサプライヤで実現してもらう条件を明確にしなければなりません。その条件は新規採用時にのみ達成するわけではなく、購入する間、継続して条件が維持される必要があります。自社でサプライヤ選定基準を設定し、新規採用時と、継続採用時に、どんなレベルにあるのかを判断し、発注可否を判断します。
明確にした自社のサプライヤ選定基準で、まずサプライヤで自己評価してもらいます。その場合、評価の基準や判断材料のサンプルを提示し、自らどのレベルにあるかを判断しやすくします。これは、自社がどのような基準でサプライヤを評価するか、その「価値観」を示す意味があります。
②ギャップを見つける
＜クリックすると、別画面で表示されます＞
同時に自分達もサプライヤを評価し、サプライヤと自社の評価結果と対比させます。ポイントは、どちらの評価が良いとか悪いではなく、２つの評価が異なった点です。自社では評価が低いにもかかわらず、サプライヤの評価が高かった点、あるいはその逆の点に注目します。自社とサプライヤのどちらの評価が良くても悪くても、注目すべきは「違い」です。評価が異なっている部分は、自社とサプライヤの価値観の違いです。その違いを明らかにするために更に確認を進めます。
まず、サプライヤに評価した根拠を質問します。必要に応じて根拠を示す現場や業務で使用している資料を確認します。サプライヤの評価結果と、現場での実行内容との間にギャップが存在する場合もあります。そういった点の確認を含め、双方が納得する評価結果を探ります。この段階も評価結果の良い悪いではなく、双方の納得が重要です。自社の評価姿勢もかたくなにならず、サプライヤの説明に納得できる場合は、評価結果を変更する柔軟性が必要です。
③監査後のアクションを決定する
＜クリックすると、別画面で表示されます＞
自社とサプライヤの双方の評価結果のギャップを解消し納得できました。ここで初めて、サプライヤが採用できるかどうかを判断可能になります。各項目に問題ない場合は、現状維持を申し入れます。しかし、自社の要求レベルに達しておらず発注する場合は、改善活動が必要です。
具体的に要求レベルに達していないポイントについて、ギャップの内容を明確にします。その上で、現状のままでやむを得ないのか、それともサプライヤに要求内容の実現を申し入れるかを決定します。「現状でやむを得ない」と判断する場合は、要求レベルに達していない部分を、自社でカバーしなければなりません。その具体的な方法は自社内で検討します。サプライヤに要求レベルの実現を申し入れる場合は、具体的な取り組みの内容と、実現のスケジュールを決めます。その上で、実現した後に再度監査をおこなって、要求レベルの到達状況を判断します。
現状でやむを得ないとするか、それとも要求レベルの実現を申し入れるかは、自社とサプライヤの力関係、購買力によって決定されます。自社の要求内容が高く、サプライヤの他の顧客と比較して特別な対応が必要な場合、購入金額や量によってサプライヤ側で対応するかしないかが決定されます。バイヤーは、対応によって品質レベルが向上し、サプライヤにもメリットがあるといった点をねばり強く説明する姿勢も必要です。
＜つづく＞
