調達・購買担当者としてこれだけは知っておくべき契約書の基本～その１（坂口孝則）
調達・購買担当者として、最低限、知らねばならない内容についてお話していきます。これを話そうと思ったのは、某社から契約に関する研修の打診があったからです。とはいえ、研修というほどの大げさなものにする必要はありません。
調達・購買担当者の仕事として、サプライヤと契約書を締結します。ただし、契約書の雛形を利用するがゆえに、その意味をさほど把握していないのが実情でした。違うでしょうか。ただし、私たちは調達・購買担当者であって、法務担当者ではありません。したがって、あまりにマニアックな細かな項目の学習は不要でしょう。ただ、勘所と肝要点のみは把握しておく価値があります。だから、研修会にわざわざ参加しなくとも、契約について「だいたいわかる」必要があるのです。
そこで、ここから数回にわけて説明していきます。
ポイント①：前文
まず、ご覧頂きたいのは、標準的な契約項目条文です。私が新人のとき、正直にいって、こういう文章が契約書に必要なのかわかりませんでした。
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だって、いかにも大げさな文言ですよね。「信義誠実」ってなんだろう、と。でも、これは英文契約書にも似たような表現があります。こういう文言はなぜ必要なのでしょうか。
【ここでの注意書き】
・当然、こう書いた以上は、取引において当然ながら相手の立場を尊重しつつ、誠実に接する必要があります（そう書いて締結していますからね）
・親事業者は下請事業者に優越的地位を乱用してはなりません。それに、下請事業者も義務を、これまた当然ながら履行するものとします（おなじく、そう書いて締結していますからね）
・ただ、より実務的には、この項目は、”訴訟対応”の意味もあります。これが大きなポイントです。
なぜかというと、契約を少しでも逸脱してしまったら、すぐ訴訟になりかねません。ただ、この信義誠実を結んでいるということは、裁判がメインではなく、法の力を借りずに両社が両社の責任において、解決することを規定しているのです。こう結んでいれば、裁判所からしても和解を前提とした仲裁ができます。
これは英文契約時もおなじなのです。
ポイント②：個別契約の成立
次にご覧いただきたいのは、契約の成立についてです。
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【ここでの注意書き】
・申し込みについて、サプライヤからどのように承諾してもらうかというと、三つの方法があります。
１．「請書を提出してもらう方法」
２．「一定期間内に異議がなければ承諾とみなす方法」
３．「承諾は自由に任す方法」
この三つです。
・請書等の文章を使った場合は（印紙）を貼らねばなりません。３．の場合、意思表示が認められたら（材料手配や生産手配）契約成立とされます。
なお、私の経験では、１．は建築建設の業界や、エンジニアリング業界です。電機や輸送機器など、メジャーな業界では２．が多く、おそらく７日で規定されています。（一度、自社の契約書をご覧ください）。ということは、７日間にわたってサプライヤから注文書に関する異議がない場合は、納期条件についても合意したとみなされますので、それ以降サプライヤは納期について「早過ぎる」とか「短納期すぎるから納品できない」といえないことになります。
もちろん、それは意地悪な言い方で、リードタイム未満の発注が当然となっている場合は、いちいちサプライヤも異議を唱えないかもしれません。ただし、解釈上はそうなっていることを覚えておいてください。
ポイント③：発注と内示について
そして次に、よく調達・購買関係者で話題になる、内示についてです。
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【ここでの注意書き】
・情報は、単なる計画と、確定的な計画がある。両方とも内示と呼びます。
・親事業者がギリギリの発注段階まで発注数を明示せず、内示情報のみを示す場合は、名称が内示であっても発注と考えられます。なお、上記の判断は、下請事業者の生産リードタイムによります
・内示によって下請事業者が生産を開始したとき、先行着手について依頼文章をもらうことが望ましいとされる。発注をやめたケースは費用を補償せねばならない
これは注意が必要でしょう。よく、調達・購買担当者は「自社の生産数を開示したが、あくまであれは情報であって、内示ではない」といいます。しかし、それはどちらも内示とみなされます。もちろん、内示だからといって、生産を指示したことにはなりませんし、また補償の対象ではありません。
しかし、注意いただきたいのは、次に書いた。「ギリギリの発注段階まで発注数を明示せず、内示情報のみを示す場合は、名称が内示であっても発注と考えられます」という点です。下請中小企業振興法の進行基準でも、民法・商法でも、実態が重視されます。したがって、内示といっても、実際は生産をはじめなければならないタイミングであれば、発注なわけです。
では、「ギリギリ」とはどういう基準で、そうみなされるのか。それが生産リードタイムによるわけです。実際の生産リードタイムを割り込んでいるのであれば、内示であって発注となってしまいます。
実際のビジネスの現場では、このような解釈は無視し、サプライヤに押し付けているケースがほとんどです。ただ、契約の解釈上は、上記のようになることは覚えておいてソンはしません。けっこう。調達側からみても不利な解釈になってしまうのですね。
続きはまた次回。
