調達原論２【2回目一歩進んだ調達業務改善】サプライヤ見積書依頼
コンサルタントになって各社を見ていると、見積書依頼を軽んじている調達・購買担当者が多くて驚く。しかも多くの企業は見積書依頼のフォーマットすらない。たいていはサプライヤに口頭やメールで曖昧に条件を提示するだけなのだ。サプライヤが細部を聞こうとすると「わからなかったら設計者に聞いてくれ」とまでいうひともいる。これでは適正な見積書が届くはずがない。
見積依頼書では条件を明確にすることで、その後の業務効率化となり、情報伝達のモレやミスを抑えることができるし、精緻な見積書も入手できる。それに、見積書内容について交渉する際に「そんな条件は知りませんでした」とサプライヤがいったり、「そんな条件ならば値上げさせてください」といったりする茶番を抑える手段ともなるだろう。
重要なのは、まず「サプライヤに均一の情報を与え、正確な比較をすること」だ。サプライヤＡ社は情報が多く正確な見積りで、サプライヤＢ社は情報不足で不正確な見積りであれば正しい比較にならない。同時に見積詳細を入手しておこう。こちらから空白の見積書フォーマットを提示するのが良い。その後のサプライヤ間比較が容易になる。また重要なのは、「見積書の有効期間を明確化しておくこと」だ。また、「見積り価格の年度更新条件を明確にしておくこと」も大切だ。つまり、継続調達品について、来期以降のコスト削減目標値も、見積書依頼の時点で提示しておく。
すべての条件を網羅することはできない。ただ、見積依頼書の時点でできるだけ優位に立っておくことが重要だ。
