●今更ですけどメールで大事ですよね？
今や当たり前のように使っているメール。いわゆるEメールだけではなく、LINEや各種チャットでも、文章を書いてコミュニケーションする機会が飛躍的に増大しました。パソコンを買ったり、携帯電話をもったりすれば、誰もがメールやチャット、ソーシャルメディアへの投稿で文章を書く機会に恵まれていますね。
私は、複数の企業で働き、現在は様々な企業に入ってコンサルティングを行っています。どんな業種、規模の企業でも「コミュニケーション」の重要性を強く認識しており、同時にコミュニケーションが不足している現状を憂います。メールのような便利なツールを全ての社員が使用できているのにも関わらず、です。なぜなのでしょう。
私はメールの書き方、送り方、読み方といった教育を受けていません。例えば、Eメールのあて先は「To」と「Cｃ」と「Bcc」の3種類あります。この3つの明確な使い分け方法を「こうだ！」と教わり、ルールとして教わる機会はありませんでした。
世の中、これだけコミュニケーションの重要性が叫ばれ、メールにしろチャットにしろ、文章によるコミュニケーションが極めて重要な時代です。文章は伝えやすい手法なり、良い文章があります。そういった文章の良しあしにまつわる前、もっと基本的なメール送受信のルールって必要だと思いませんか？
●複数のコミュニケーションツールの1つである「メール」
メールによるコミュニケーション方法は複数ある方法論の1つです。電話による会話、や、直接面談する方法もあります。ではまずメールによるコミュニケーションは、どんな場面に適しているでしょうか？
1．複数人へ同じ内容を伝えたいとき
Eメールが当時勤めていた会社に導入されたとき、もっとも効果を発揮したのは、ゴルフや飲み会で時間や場所を連絡する場面でした。全社員にパソコンが配備された以降、企業で組織的に行動するとき必要となる指示や情報を伝えるには最適な手段です。
2．整理して伝える
会話をする場合にも、伝えたい要点をメモにしてから行うと、言い忘れがありません。メモに書くのと同じく要点を整理してメールを送れば、ポイントがずれません。デスクにはパソコンが常にあれば、簡単にサマリー化が可能です。
3．場所の制約をなくせる
最近では、会社のメールをスマホで閲覧可能な人も増えています。これは会社のデスクにいなくても、ネット環境さえあればメールの送受信が可能です。こういった環境を好ましいと捉えるか、それとも会社からの束縛と捉えるかは人によって大きく異なります。
●自分でルールをつくった方が良い理由
今やどんなシチュエーションでもネットへ接続が可能になり、理論上はどこでもコミュニケーションが可能です。こんな便利なツールはやっぱり使いこなして、少しでも自分の仕事を効率的に前に進め、ラクできる環境を作るべきですね。周囲で仕事ができる人を思い浮かべると、メール送受信にルールをもっていました。なるほど！と思う内容ばかりだったのでご紹介する。
（1）できるだけ短く書く
「短さ」の定義は
・スクロールさせない長さ
・3行
・1行
といろいろでした。そして短く書くために次の点が必要です。
（2）1メール、1テーマ
依頼や連絡といった異なる内容をまぜるのではなく、連絡なら連絡のみ。依頼なら依頼相手を明確にして依頼のみにすれば、メールの内容も比較的シンプルにできますね。何より返信しやすくなります。
（3）メール確認する時間を決める
私が尊敬する先輩は、
①朝の通勤時間
②昼
③自分の終業前
と決めていました。会社が変わっても同じやり方を続けて特に問題になったことはないそうです。私もメールでやり取りを行っていますが、反応が遅いと感じたことはありません。遅くとも翌日には返信があるので、タイムリーに返信してもらえるなと感じていたほどです。
（4）メール確認しない時間を設定する
ある会社では、全社的に午後8時以降、午前6時前のメール送信を禁止しています。その代わり全管理者に携帯電話を支給し、緊急事態発生時には電話連絡で初動対処するルールになっています。実態としては海外からのメールもあるので、午後8時から午前6時の間もメールの送受信は可能。この取り組みの最大のメリットは、マイナスパワー満載になりがちな夜書くメールに起因する問題（多くはメールによるけんか）が激減したことだそうです。
メール送受信のルールなんて今更感満載です。でもいろいろ話を聞いてみると、会社としルールは設定していないけど、自分でルーティンを決めて使用しているケースが多いと感じました。会社ではパソコン、社外ではスマホで、常にメールの送受信ができる人も、昨今の働き方改革の影響もあって、読むけど返信は稼働日にまとめて行うケース、終業したら翌朝までメールを開かないケースに分けていました。24時間確認できる環境なので、逆にけじめをつけて切りかえを行っているのでしょう。
このルールなら、個人で採用できそうですけどいかがですか？
（つづく）
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