【連載】調達・購買の教科書～インフラ、非大量生産系（坂口孝則）
今回の連載は色塗りの箇所です。
＜１．基礎＞
売上高、工事原価、総利益（粗利益）
資材業務の役割
建設業法の基礎
技術者制度
下請契約の締結
＜２．コスト分析＞
調達・委託品分類とABC分析
取引先支出分析
注文件数とコスト削減寄与度分析
労務単価試算、適正経費試算
発注履歴使用の仕組みづくり
＜３．コスト削減＞
取引先検索、取引先調査
コスト削減施策
価格交渉
市中価格比較
VEの進め方
＜４．取引先管理＞
ベンダーリストの作成
施工品質評価、施工納期評価（取引先評価）、取引先利益率評価
優良表彰制度
協力会社の囲い込み、経営アンケートの作成
協力会社への上限設定
＜５．仕組み・組織体制＞
予算基準の明確化、コスト削減基準の設定
現業部門との連携
集中購買
業務時間分析
業務過多の調整
＊連載はあと数回で終了です！
・業務過多の調整
業務の分析が終了すれば、あとは横展開ができます。対比すべきは、次の二つです。
●実際の業務時間
●理論上の業務時間
すでに、業務時間分析ができていれば、それを理論上の業務時間と比較できます。たとえば、一例では。各拠点の発注件数がわかるはずですから、「発注件数×一件あたりの処理時間」を計算できます。
それを一人工で処理できるかが計算できます。つまり、理屈上、「発注件数×一件あたりの処理時間」と、一人あたりの業務時間を比較すれば、その拠点に人員が多いのか少ないのかが理解できます。
そこで問題となるのは、ある月だけ忙しく、その他の月は忙しくない場合、どうやって対応すべきか、という点です。結論から申せば、その繁忙期にあわせて人員を増強すると、とてつもないコストアップになります。だから、本来は、繁忙期には、他の事業所から人員を派遣する、本社から人員協力を行うようにしましょう。
（クリックして大きくできます）
具体的には、上記のような処理を施します。業務時間というのは、調査した業務の一件あたり発注時間に、発注件数を掛け算したものです。それに対して、必要人数を対比します。これによって、各拠点が過剰なのか、むしろ足りないのかがわかります。この必要人数と、実際の人数を比較してみてください。
なお、この計算式は、まったく休みがなく、ずっと発注業務を行う前提です。そこには学習の時間や、あるいは打ち合わせの時間は考慮していません。ですので、実際に計算する場合には、余裕率として、10~20％ほどの余裕を調達・購買・資材部員に確保する必要があるかもしれません。
ただ、実際の工場作業者や現場作業者は、信じられないくらい、ちゃんと効率を求めて働き続けています。だから、私も、調達・購買部員であっても、バタバタと働くべきだと思いますが、いかがでしょうか。
・業務の移管
それで対象となった業務を、いかに移管していくかが問題となります。つまり、あるひとがやっていた仕事を、もう外部に任せてしまうわけです。そうすると、異常な拒否反応が起きます。考えてもわかるとおり、自分がこれまでやっていた仕事を放棄するわけですから、拒否反応が起きて当然です。
だから必然的に、調達・購買業務が行おうとする、業務過多の調整は、もともと反自然なことなのです。人間の本来の、自分の業務を守りたいという本能からは反しています。だから、反感を買うのは必然です。
そのときに有効なのは、やはり「見える化」です。現在の人員にたいして、実際の業務がどれくらいかを示すのです。
（クリックして大きくできます）
グラフには破線が二つあります。これが横軸で、必要人員数を指します。うねっている破線が、実際の月あたりの業務から見た必要人員数です。そして、まっすぐ伸びている破線が１２ヶ月の平均をさします。業務時間分析をしていれば、このようなグラフを作成できるはずです。さらに、実践はその業務にかかる時間を指しています。
なお、この例でいえば、部門には二人の業務担当者がいました。グラフを見ると、この部門では、１１月と３月に業務のピークを迎えます。おそらく、年末処理と年度末処理があるからでしょうか。しかし、逆にいえば、この場合、二人工が必要なのは、そのタイミングしかありません。その他の月は、一人いればじゅうぶんとわかります。
あくまでも一例ですが、たとえば一人を削減したのちに、繁忙期にのみ他拠点からの支援などを検討してはどうでしょうか。そして、削減した一人は、他の付加価値業務に従業していく。すくなくとも、理論上は二人分の業務量ではないとわかったのですから、どのような業務に従業しているのかは調査が必要でしょう。
調達・購買業務とは、環境にあわせて変わり続けることが重要です。ですから、可能な限り、流動的に業務をまわすことが求められます。停滞こそが、この業務における最大の敵といってもかまいません。
決まったことを死守するのも尊い考え方です。しかし、同時に、都度、状況を見ながら臨機応変に変容していくことも重要です。
（つづく）
