バイヤー現場論（牧野直哉）
今回から新たな連載として「バイヤー現場論」の連載を開始します。
調達・購買部門における現場とはどこか。調達品や購入品を中心に考えると、サプライヤーが生産する場所です。しかし、今回の連載、主人公はもちろんバイヤーです。調達・購買業務において、最適なサプライヤーへ発注して、できるだけ安く、可能な限り高い品質のモノやサービスを購入して、社業に貢献するバイヤー業務の現場を、４つの具体的な場所と、２つのシチュエーションに分類し、その時、その場所で必要となる効率的な対処法を述べます。
連載の冒頭に、調達・購買部門の「現場」について考えてみます。調達・購買部門で働くバイヤーの現場には、大きく自社内とサプライヤーがあります。自社でも、調達・購買部門内だけでなく、関連部門や会議室、サプライヤーが来訪した際の会議室や打ち合わせ場所も、バイヤーにとっては現場です。サプライヤーは、より現場感が強くなりますね。サプライヤーでも、会議室や、製造業であれば、まさに工場です。
これまでに述べたそれぞれの場所で、バイヤーは何をどうすべきかが、このシリーズのテーマです。もう一つ、今回のシリーズにこだわりたい点があります。
日本企業の現場の強さに対比して、企業トップである経営者の弱さが語られるケースがあります。現場で仕事をするときに「なにも分かっていないくせに」と、上位者をヒッソリけなした経験は、誰しもが持っているでしょう。今回述べる「バイヤー現場論」は、調達・購買の「現場」と、現場をわかっていないとされる企業トップの「溝」を強く意識して、どうやって埋めるのかを合わせ考えます。決して、企業トップを残して、調達・購買の「現場」だけが強くなっても、企業全体の強さには繋がりません。どうやって、調達・購買部門と関連部門、マネジメントのすべてが強くなるのか、を考えます。
それでは、次の「現場」を想定して、話を進めます。
＜オフィス＞
１．自分の席にいるとき
２．上司と話すとき
３．同僚・部下と話すとき
４．仕事を教えるとき
５．電話をかけるとき
６．電話をうけるとき
７．サプライヤーが来たとき
８．フォローするとき
９．同僚が訪ねてきたとき
10．コピーをとるとき
11．ルーティンワークするとき
12．立ち話するとき
13．情報を入手するとき
14．見積書をみるとき
15．注文書を発行するとき
16．契約を結ぶとき
＜会議室＞
１．会議を主催するとき
２．会議に呼ばれたとき
３．会議に上司と出席するとき
４．部門内で打ちあわせるとき
５．サプライヤーが会議に出席するとき
６．定期開催の会議に出席するとき
７．一人になりたいとき
８．怒り叱るとき
＜自社内＞
１．総務と話をするとき
２．人事と話をするとき
３．財務と話をするとき
４．生産管理と話をするとき
５．設計・技術と話をするとき
６．製造と話をするとき
７．品質管理と話をするとき
８．物流と話をするとき
９．営業と話をするとき
10．アフターマーケット・サービスと話をするとき
11．購入要求部門と話をするとき
＜サプライヤー訪問＞
１．会議室・応接室にて
２．工場見学にて
３．監査にて
４．立会い検査にて
５．コストダウン打ち合わせのとき
６．トラブル処理のとき
７．納期繰り上げるとき
８．サプライヤー幹部への対応するとき
９．サプライヤー事務所を訪問するとき
＜出張＞
１．出張予定を計画するとき
２．電車で移動するとき
３．バスで移動するとき
４．飛行機で移動するとき
５．車で移動するとき
６．必要な荷物を選ぶとき
７．出張先での移動するとき
８．食事するとき
９．宿泊場所を選ぶとき
10．出張先で休日の過ごすとき
＜非日常的な状況＞
１．納期トラブルのとき
２．品質トラブルのとき
３．取引辞退の申し出を受けたとき
４．顧客へのお詫びするとき
５．サプライヤーへのお詫びするとき
６．記念式典への出席するとき
７．冠婚葬祭のとき
８．強気なサプライヤーに対処するとき
９．帰宅後に電話があったとき
10．飛行機が飛ばなかったとき
11．災害に遭遇したとき
まず、比較的長い時間を過ごしているこの現場からです。
＜オフィス＞１．自分の席にいるとき
自分の席では、いろいろな仕事をします。仕事内容は、これから述べるとして、自分の席における業務効率に影響を及ぼす「環境要因」について述べたいと思います。
スマートフォンの普及が進んだといっても、まだ企業内の仕事にパソコンは不可欠です。パソコンの使用は、各企業のポリシーによって、自由度も異なります。ここでは、パソコン周辺機器のハードについて考えます。
①マウス
マウスは、上下左右斜めに動かし、ボタンをクリックして、ホイールを回して操作します。比較的単純な操作です。複雑な動かせる利き腕で、単純な動作をするのは、もったいないのです。したがって、マウスの操作は利き腕とは逆側でおこないます。そうすれば、マウスを動かしながら、もう一方で別の作業も可能です。
もう一歩進めて、できるだけマウスを使わずにパソコンを操作することも可能です。キーボードでショートカットキーを入力して操作します。これで、マウスを操作する手の、キーボードとの移動時間が削減可能です。ノートパソコンでは、カーソルの操作部が、キーボードの手前や、キーボードの中にあります。ノートパソコンの場合は、この部分を使えば、やはり手の移動時間が削減できます。
でも、ソフトごとに対応したショートカットキーを覚えるのは面倒ですね。だから、毎日必ず使用するソフトで、かつ使用頻度の高いショートカットだけを活用します。たとえば、メール処理では、次の操作が必要です。
（１）メール参照
（２）読みおわったメールから次のメールへの移動
（３）受信メールへの返信
（４）受信メールの転送
（５）新規メールの作成
（６）送信
この６種類のキーボードショートカットを覚えるだけで、メールの処理速度は格段に早くなります。サプライヤーの来訪や会議の後、数時間席を空けただけで、たくさんのメールが溜まっている時、ほんの数分でも、たくさんのメールに目を通せます。
たまに同僚のパソコンを見て、メールの受信箱がまっ赤だと、とても残念な気持ちになります。メールの量があまりにもたくさんで、読みきれないとの言葉を何度聞いたでしょう。しかし、送付した側からすれば、必要と考えたからこそ送っています。すべてに目を通して初めて「なんでオレに送ってきたんだろう？」と疑問を持ち、考えてメールしているかどうかがわかります。メールの送付先選定にルーズな人は、仕事全体がルーズで信用がおけません。
そして、われわれの本来の仕事は、メールで得た情報のうえに成り立っています。メールを読み切るのは、仕事のほんの入口です。メールを読んで、どうするかを考える。そういった時間をねん出するためにも、メールを読む時間はできるだけ短く、短時間にしなければならないのです。
●参考リンク
日本のメールソフトは、GmailとOutlookで６割を超えます。両方のキーボードショートカットの一覧表は、次のリンクから参照できます。また、メール以外のソフトについても、リンクを貼っておきます。
＜つづく＞
