ほんとうの調達・購買・資材理論（牧野直哉）
３－７ 効率を上げる力～ＩＴ技術 ２回目
●基本ソフトを使いこなす
パソコンで文書やプレゼンテーションを作成したり、データを管理や分析したりする場合に必要となるソフト、ここでは「基本ソフト」と呼びます。日常業務で一般的に使用されるソフトは、次の３種類です。
・文書作成：ワード
・表計算：エクセル
・プレゼンテーション：パワーポイント
また、メールの授受や、連絡先とスケジュール管理ができるアウトルックやサイボウズ、ロータスノーツといったグループフェアも頻繁に使われますね。ご紹介したソフトには、たくさんのマニュアル本が出版されています。想定読者も、初級者から上級者までさまざまです。使用方法を習得する方法は２つあります。
☆マニュアルを読み手元に置く
ご紹介したソフトの新しいバージョンが登場すると、まもなくさまざまなマニュアルが出版されます。数多くある本の中でおすすめなのは、各ソフトのほぼすべての機能を網羅している本です。
ワード
・Word2013全機能Bible http://amzn.to/1sTVOlR
・Word 2013パーフェクトマスター http://amzn.to/1sTVOlR
エクセル
・Excel2013全機能Bible http://amzn.to/1rWVHBv
・Excel2013パーフェクトマスター http://amzn.to/1sTWhV9
パワーポイント
・PowerPoint 2013パーフェクトマスター http://amzn.to/VEm6tS
「全機能」とか「パーフェクト」と銘打っているだけあって、すべての機能を網羅しています。読んでみると、なかなかおもしろく効果的な機能に出会えます。各ソフトを一日一回は操作する人であれば、購入してより効率的な使用方法を学ぶのに格好の文献です。
☆ネットで検索する
各ソフトを使用している時、ぶつかった疑問をそのままネットで検索する方法です。私の経験では、検索方法のコツ、用語の使い方がわかれば１００％疑問は解決します。マイクロソフトのホームページにもＦＡＱはありますし、Ｑ＆Ａサイトにも多数の質問、回答が残っています。例えば、こんなサイト（ http://bit.ly/1ocCjgr ）をご覧になってください。このページは、「エクセル 便利」で検索しました。ワードでもパワーポイントでも、お使いのソフトの名称＋便利で検索すると、同じようなページが検索結果に表示されます。
この方法のポイントは、いかに的確なキーワードで検索できるかどうかです。検索した経験で言えば、自分が実行したい操作を、思いついた言葉で検索すれば大丈夫です。もし、目的のページが見つからなかったら、別の言葉で検索してみます。この方法は、インターネットに接続していれば、どこでもできます。回数を重ねれば、検索方法も上達します。皆さんがお感じになった「どうしたらもっと楽にできるか」を無駄にせず、ぜひ検索してみてください。
☆自社の情報システムを学ぶ
仕事を進める上で今、業務支援システムは欠かせない存在となっています。大手情報システム企業の既製システムや、既製システムに一部オプションを加えたものを取り入れたり、企業によってはオリジナルのシステムを構築したりしています。これらのシステムは日常的に業務に使用するため、効率的に使いこなすためにはシステム自体がどのような機能を持っているのかを理解すると、効率的に短時間での処理ができます。業務支援システムは、当然皆さんの業務プロセスともリンクしているはずですね。したがってシステムの理解を、実際に自分が使用する機能だけでなく、調達購買業務の前後プロセスも合わせて理解します。当然ですが、マニュアルの読み込み、正しい理解は必須です。
業務支援システムを構築する際には、システムを導入する前の業務プロセスを確認し、システムと実際の業務をどのように整合させるかを、多くの人員と時間、費用を投入して行っています。このように、過去に起きた問題を洗い出し、取り組んだ成果は、システムの操作マニュアルとして結実しているはずです。先人の努力を自分のスキルとするためにも、業務マニュアルは、自分の担当部署分だけでなく、すべて読み込んで理解を深めましょう。
（つづく）
