あらためて資料作成の基本について（坂口孝則）
最近、若いやつと仕事をすることが多い。そこで気になるのが、パワーポイント等での資料作成において「基本ができていない」ことだ。もちろん、基本を知ったうえで、あえて逸脱することはあっていい。ただ、基本をしらないままで資料をつくると危なっかしい。
そこで、説教臭いのだけれど、資料作成の基本について述べてみたい。もしご自身の資料で意識していないポイントがあったら、ぜひ修正いただきたい。もちろん、絶対的な方法ではない。ただ、いくつかの気づきがあるはずだ。
まず、グラフを提示するときには、このようなグラフではいけない。
タイトルにもあるとおり、６つの情報（６ツール）を盛り込む必要がある。
１．グラフ・図表のタイトル
２．単位
３．各軸の数値
４．縦軸の意味と目盛（上記では０～１２０）
５．横軸の意味と目盛（上記では２００６年～２０１０年）
６．出典
繰り返す通り、絶対的な方法ではない。ただ、厳密性を求められる仕事では、上の６情報を網羅せねばならない。すくなくとも若年サラリーマンであれば、意識することは有益だ。なかでも、６．出典を漏らしているケースが多い。だから上位者から「この数字はどこから拾ってきたの？」と質問されてしまうのだ。聞き手に優しい資料・プレゼンテーションになっていないのだ。
もちろん、場合によってはすべての資料に記載することはできないだろうが、データがすべてを物語る箇所では、欠かしてはいけない。
さらに、矢印にも意味があることをしってほしい。線も同様だ。
ビジュアルも大切だろうけれど、意味を考える。そうしないと、「なぜ、このような図形を使ったの？」と問われても答えられない。自分なりのルールや確信を持っておくのだ。
・グラフの使い分けについて
そして、グラフ自体をどう使い分けるかも自覚的であったほうがいい。傾向や変化を示すときは、折れ線グラフや棒グラフを使う。このときに、時間的継続性があれば折れ線だし、時間的継続性がなければ棒グラフを使ったほうがいい。
極端に話す。たとえば、受験勉強をしているＡ君がいたとして、記憶している単語数の時間推移を示したいとしよう。そのときは、記憶している単語数は、時間的継続性があるから、折れ線グラフになる。データとして示していない点と点も、連続性があるのだ。
それにたいして、Ａ君がサイコロをふって出た数字を並べるとする。そのときは、サイコロの目に時間的継続性はないため、棒グラフとなる。
もちろん、これほど単純な例ばかりではない。時間的継続性があるのかないのか微妙な場合が多い。そのときも、「なぜ折れ線グラフを使うのか」「なぜ棒グラフを使うのか」について考えること、意識的になることが重要だ。
そして比率を強調したいときには円グラフを使用する。また、時系列、あるいは対象ごとの「比率」を強調したいときには積み上げ棒グラフを使用する。
・グラフの使い分けについて
最後に、ループだ。調達・購買関係者は、対象を改善・向上させていくことが多い。また、逆に事象の問題点を抉り、そこから改善施策を抽出することが多い。そのときに覚えておくべきは、「良い内容は時計回り」「悪い内容は反時計回り」のルールだ。
人間は時間的経過とともに、物事が向上・改善していることを望んでいる。だから、無意識的に時計回りは、素晴らしいループなのだ。それにたいして、反時計回りは、消極的、否定的意味を持つ。
まずはグラフを多用する調達・購買部門として、この程度は覚えて資料作成にあたりたい。もっとノウハウがあるので、それはまた今度。
