調達原論【3回目】RFQ
取引先に見積を依頼する行為をRFQと呼ぶ。本来は契約の土台となるはずなのに、条件が曖昧なケースが多い。たとえば、図面をFAXやメールで送付して、価格を回答してください、といった簡易手法がいまだに採られている。
ざっと考えただけでも、条件として、発注予定数量がわからない、契約期間がわからない、品質水準がわからない。こういう「わからない」だらけの見積依頼が恒常化すると、取引先は当然ながら防衛策として予備費を計上する。
この予備費とは、いわゆる水増しだ。あとで明確化したときにはコスト上昇を認めてもらえないから、水増しはやむない。製品によっても異なるものの、この予備費によって１０～３０％は割高となる。
そこでRFQのフォーマット化に注力する企業が増えてきた。難しいことではない。これまでの経験から、あらかじめ明確化すべき内容をまとめ、フォーマット化すればいい。
たとえば、原材料市況が変動したときに、どうするか。市況に応じて価格を上下させるなら、そのような条件とし、代わりに見積書提示段階から、明細を求める。また、数量条件も提示し、発注数量が予定以下になった場合、以上になった場合、それぞれの価格をあらかじめ提出してもらう。
私は以前、某社のRFQを拝見し、その厚みが電話帳ほどあったので驚愕した。もちろん、そこまで仔細に決めるのが難しくても、最低限、過去のトラブルを再発させない取り組みは必要だ。そして、RFQはいったん作成して終わりではない。よりよい見積書を入手するために、RFQは「進化」させるものだ。
