２－７ 効率を上げる力～ＩＴ技術
仕事をスムーズにこなすのに今やＩＴ技術活用は必要です。調達購買部門にはＩＴ技術を活用できる業務が多くあります。調達購買業務に必要なＩＴ知識の習得方法をご紹介します。
☆自社の情報システムを知る
仕事を効率的に進めるため業務支援システムは欠かせません。大手情報システム企業の標準的なシステムに一部オプションを加えたものを取り入れたり、オリジナルのシステムを構築したりしています。これらシステムを業務で使いこなすには、システム全体の機能に関する知識が役立ちます。自分が使用する機能だけでなく、調達購買業務の前後プロセスも合わせて理解してみましょう。システムに関する知識習得には、操作マニュアル全体の理解がもっとも早道です。
業務支援システムを構築する際、システム導入前の業務プロセスを確認し、システムと業務プロセスの整合を図ります。システム構築には多くの人員と時間、多額の費用を投入して行われるはずです。システム構築過程の検討内容は、システムの操作マニュアルに反映されています。システム構築に費やした人員やコストを自分のスキルに活用するため、業務マニュアルは自分の担当部署分だけでなく、前後工程、できれば全体を読み込んで理解を深めましょう。
☆ＩＴ技術の活用と、実際の動きの接点確認
業務支援システムが優れていても、飽くまで円滑な業務推進のサポートが目的です。システムが人間の働きをどのようにサポートしているかの観点で理解を進めましょう。業務を進める中で円滑に心地よく進められるかどうかが判断基準です。もし業務がスムーズに運ばないと感じる場合、躊躇なくシステム改善ができないかどうかを検討します。システムと業務プロセスのミスマッチによって業務が停滞する事態は大きな問題です。そして問題の放置は、もっとも非効率的な振る舞いだと理解します。
☆コミュニケーションを助け戦略立案をサポートするＩＴスキル
バイヤーはサプライヤーの営業担当者とコミュニケーションを取りながら業務を進めます。情報を相手に伝えるにはメールやチャット機能をもったソフトを使用します。メールやチャットに限らずソフトに兼ね備えられた機能を使いこなすには、ソフトの取り扱い説明書を読み込んで機能の全容理解が効果的です。業務で使用する次のようなソフトは、使いこなせばこなすほどに業務処理能力が大きく拡大します。
・コミュニケーション
連絡：メールソフト（Outlook、Gmail）チャットソフト（Teams）
周知：ワープロソフト、プレゼンテーションソフト（Ward、PowerPoint）
・情報活用
情報収集：ブラウザ（Internet Explorer、Firefox、Chrome））
情報分析：表計算ソフト、データベースソフト（Excel、Access）
一般的に使用されているソフトは、すべての機能を網羅したマニュアルが市販されています。使用頻度の高いソフトは、もっと便利に、もっと効率的な使用方法はないかとマニュアルを読み込んで、使いこなす方法を学び、業務処理効率を向上させましょう。
インターネットのブラウザを使いこなせば、情報収集能力が向上します。当たり前の情報を逃さないと同時に、多くの情報から有効な情報を選択すれば、活用方法も拡大するでしょう。また、効率と同時にスピーディーな対応も求められています。変化の激しい現代では、より柔軟で戦略的な発想が求められています。最新の調達購買管理システムには、購入履歴の見える化やデータ分析機能を兼ね備え、バイヤーにより高度な業務への対応を可能としています。情報システムや様々なソフトは、バイヤーの考える業務である調達購買戦略立案や、価格査定に大いに貢献するはずなのです。（牧野直哉）
