【連載】調達・購買の教科書～インフラ、非大量生産系（坂口孝則）

今回の連載は色塗りの箇所です。

＜１．基礎＞
売上高、工事原価、総利益（粗利益）
資材業務の役割
建設業法の基礎
技術者制度
下請契約の締結

＜２．コスト分析＞
調達・委託品分類とABC分析
取引先支出分析
注文件数とコスト削減寄与度分析
労務単価試算、適正経費試算
発注履歴使用の仕組みづくり

＜３．コスト削減＞
取引先検索、取引先調査
コスト削減施策
市中価格比較
価格交渉
VEの進め方

＜４．取引先管理＞
ベンダーリストの作成
施工品質評価、施工納期評価（取引先評価）、取引先利益率評価
優良表彰制度
協力会社の囲い込み、経営アンケートの作成
協力会社への上限設定

＜５．仕組み・組織体制＞
予算基準の明確化、コスト削減基準の設定
現業部門との連携
集中購買
業務時間分析
業務過多の調整

・発注履歴使用の仕組みづくり

多くの企業では、過去の注文履歴をまとめていないケースが大半です。過去に類似した製品を買っているにもかかわらず、その都度、見積もりを取ったり比較したりしています。

もちろん取引先間の比較は重要です。しかし、自社の実績としていくらで調達したかを確認せねばなりません。

多くの企業では発注システムが完備されており、仕様でテキスト検索をすれば、同一品の調達履歴を見られます。ただし、それを一覧表にまとめていたり、あるいは特定の仕様でソートできたりするようにしている企業はあまりありません。その都度、発注履歴を検索するのも良いのですが、そうすると手間がかかりますし、何よりも同一の仕様ではなく類似の仕様品から価格を類推できません。

したがって、ABC分析において上位にランクインした品目でも構いませんので、過去1年の調達品を仕様で分け、価格を一覧表にしておくことをおすすめします。

ABC分析によって大きなカテゴリーまでは分けているはずです。その次に、図にある通り、材質や厚み等の仕様によって分けます。これが発注履歴や品目名称が明確なら良いのですが、以前もお話しした通り、めちゃくちゃ、あるいは現場の担当者によって書き方の癖がある場合があります。

一つ目の方法は、一つひとつ、セルを見ながら仕様を抜き出していくことです。ときには発注履歴の内容だけ見ると、わからないケースがあるかもしれません。その場合は、面倒ですが、取引先に聞いたり、あるいは社内関係者に聞いたりするしかありません。

その次にExcelのマクロを組むことです。それぞれの仕様が何パターンかに規定される場合は、その特定の単語を発注履歴のなかに存在する場合に、そのセルに色をつけたり、あるいは「○」をつけたりして分類する方法です。

これはマクロの専門書ではないので、簡易的に書くと、まず発注履歴のセルにあたるところに、「PP 3t 10m 5cm」とあるとします。ポリプロピレンで、厚みが3tで長さが10mで経が5cmの樹脂棒です。これはあくまで一例で、さほど意味はありません。このテキスト情報をなんらかの引数とします。さらに、*3t*などといった仕様条件を違う引数とします。そして、仕様の引数 like 使用条件の引数、という条件で、エクセル上の全行を探させるのです。もし、厚みが5t、10t……など多数にいたる場合は、*5t*、*10t*……とそのぶんの引数を用意します。

なお、アスタリスク（*）で囲む理由は、その文字を含んでいるセルを探したいのであって、その条件と完全一致するものを探したいわけではないためです。もしマクロを組めない読者も、マクロで実施可能であることさえ覚えていただければ、詳しい人に相談できるはずです。

データ整形を専門とする外部企業もあります。彼らに委託するのも一つの方法かもしれません。

また、この発注履歴を使った仕組みづくりについてご説明します。

●一つ目は、取引先間の価格レベル比較に使える点です。まったく同一品ではなくても、類似品をいくつかの取引先から調達している場合は、このような表を作ることで、どこが安価でどこが高価か把握できます。

もちろん、その都度、相見積書をとっていれば、そのタイミングでは最も安い取引先から調達しているかもしれません。しかし一覧表を作ることに、よってどのような仕様だったらどの取引先が安いかが理解できるものです。これは現場の技術担当者に教えてあげる情報にもなります。

●二つ目は、現場の技術担当者に対して暴走を止める仕組みです。現場の技術担当者は、もしかすると、あらかじめなじみの取引先に声をかけ、実際はそこと仕事を進めてしまう場合がよくあります。つまり調達部門に相見積書を依頼しても、結果的には、あらかじめ決めておいた特定の取引先から調達せざるをえない場合です。

そのようなとき、あらかじめ、安価な取引先の履歴がわかっていれば、なかなか、それ以外と仕事を進めることができません。少なくとも言い訳ができなくなるはずです。そのためにも、調達価格の履歴を教えてあげることが役に立ちます。

●三つ目は、部門の垣根を超えて、価格情報を共有できる点です。たとえば、事業部A、事業部B、事業部Cがあったとします。そのようなとき、なぜか共通仕様にもかかわらず、事業部によって取引先が異なる場合があります。

このケースでは、たんに縦割り行政すぎて、隣の事業部がどことつきあっているかがわからないのです。そこで調達側から、調達履歴を教えてあげると、調達がハブとなり、情報の共有化が図れます。

そうすると、特定の事業部がつきあっている優良取引先の活用余地が広がります。もちろんそれは事業部の原価改善にも寄与します。