【連載】調達・購買の教科書～インフラ、非大量生産系（坂口孝則）

今回の連載は色塗りの箇所です。

＜１．基礎＞
売上高、工事原価、総利益（粗利益）
資材業務の役割
建設業法の基礎
技術者制度
下請契約の締結

＜２．コスト分析＞
調達・委託品分類とABC分析
取引先支出分析
注文件数とコスト削減寄与度分析
労務単価試算、適正経費試算
発注履歴使用の仕組みづくり

＜３．コスト削減＞
取引先検索、取引先調査
コスト削減施策
市中価格比較
価格交渉
VEの進め方

＜４．取引先管理＞
ベンダーリストの作成
施工品質評価、施工納期評価（取引先評価）、取引先利益率評価
優良表彰制度
協力会社の囲い込み、経営アンケートの作成
協力会社への上限設定

＜５．仕組み・組織体制＞
予算基準の明確化、コスト削減基準の設定
現業部門との連携
集中購買
業務時間分析
業務過多の調整

・調達・外注分類とABC分析

ここでの目的は、どんなものに支出しているかを見える化することです。そして、重点的に管理すべき領域を決めることです。

ところで、意外なことにインフラ企業の多くは、この見える化ができていません。事業部や支店がわかれており、それを統合的に管理できない、といった理由だけではありません。発注情報のデータベースがめちゃくちゃなのです。

たとえば、大量生産の製造業であれば、あるていど調達するものが絞られます。たとえば、部品Aがあれば、部材コードが採番されるため、その部材コードで検索すれば調達数量や支出金額がわかります。ただしインフラ系企業は、単発での発注であり、繰り返し発注が見込めない、あるいはリピート発注がいつになるのかわからないため、部材コードが採番されません。

すると、発注内容欄にその都度、現場の担当者が手入力で品名などをインプットします。そうなると、まったく同じものを過去に調達していたとしても、仕様の記載順番が統一されにくいため、データベースがめちゃくちゃになっていきます。

もちろん、各社とも注文時の記載ルールについて現場担当者に指導啓蒙しています。しかし、現場担当者が完璧ではなかったり、あるいは、記載ルールが定められていない品目があったりして、なかなか各社ともうまくいっていないのが状況です。

そこで、インフラ系企業に勤める調達・購買担当者は、まず支出データをダウンロードするだけではなく、その支出データの一つひとつが何なのか、ラベリングからはじめなければなりません。

まずインフラ系の調達・購買が扱うものは、大きく二つです。ヒトかモノかです。前者のヒトの場合は、取引先（下請）に外注としてお願いします。これは、前述の工事分類でわけることができます。また、これはいわゆる建設工事です。

しかし、読者によっては、建設工事で分類するよりも、重電領域などは製造業ですので加工外注・製造外注といったほうがふさわしい場合があります。無数の外注内容があるためここでは建設工事の外注工事分類を掲げるに済ましておきます。

次にモノに関しては、次のような分類が可能です。

• 鉄鋼

• 鉄鋼二次製品・非鉄金属

• セメント・生コン・混和材

• 骨材・コンクリート二次類

• 木材・仮設材

• 接着剤・補修補強材・塗料

• 道路用材

• 上下水道・土地改良材

• 橋梁・河川・港湾用材

• 一般土木用材

• 造園・緑化材

• 組積・防水・石・タイル

• 屋根・建設金物・左官

• 建具・ガラス

• 内外装・外構材

• ケーブル・電線

• 配線材・管路材・ダクト

• 配電・配線器具・照明器具

（例として建設物価調査会「建設物価」の分類によりました）

たとえば、「鉄鋼」が中分類であるとすると、その小分類は「平鋼」なのか「等辺山形鋼」なのか「Ｈ形鋼」なのか……と多くの分類があります。

・ABC分析

ここで、最終的に作成したいグラフはこのようなものです。

支出金額の大きいものを左から順に並べていきます。そして、それらの累積が全体の何割を占めるかを折れ線グラフで表現します。これによって、全体の「数」でいう何割が、全体の「金額」何割を占めるかを視覚的に確認できます。多くの場合は数の２割が、全体の金額の８割を占めます。

さて、作成のときに実務的な二つの問題が生じます。

① そもそも分類できない問題です。データベースがめちゃくちゃなので、そもそも一つひとつにラベリングできない状況にあります。正確には、ラベリングできても、一つひとつを見ていっては、膨大な時間がかかるのです。

これに絶対的な答えはありません。データの整形を外部に委託するケースがあります。しかし、その際にも、どう分類するかの指示を出さねばなりません。ですので、その指示を出せれば、そもそも外部に委託する必然性は高くありません。

そこでおすすめするのが、エクセルでフィルターを使う方法です。エクセルのフィルター機能では、文字列の条件にあう行だけを抽出してくれます。かなり地味な作業になりますが発注内容をフィルタリングし「平鋼」「ヒラコウ」……な、ど考えられるキーワードで検索してください。また、製品名称や型番、仕様などでも検索できます。あるいは、フィルターの「詳細設定」から別シートに抽出できます。

ここで重要なのは、どのようなキーワードで抽出したかを、かならず記録しておくことです。ABC分析は一度やって終わりではなく、半期ごと、毎期ごと、数年ごとに繰り返します。したがって、そのときには機械的に実施できるようにします。

② 次の問題はラベリングの細さです。さすがに、モノとヒトとわけるだけでは何の意味もありません。しかし、モノの場合、「鉄鋼」とするのか、小分類の「平鋼」「等辺山形鋼」「Ｈ形鋼」……にわけるかが悩ましい問題です。小分類がふさわしい気もするものの、「平鋼」等であればまだしも、ごくまれにしか買わないものを一つひとつ分類するわけにもいかず、多数が「その他」という小分類になる場合があります。

これにも絶対的な答えがありません。

しかし、あえていえば、まずは中分類（この例でいえば「鉄鋼」）でわけてください。ここでの趣旨は、いきなり細かな分類をするのではなく、ざくっと全体の状況を見て、どこに注力すべきかを知ることにあります。いきなり細部にはいって何もできないよりも、まずは概要を把握する必要があります。

たとえば、重電の領域で、中分類「電源」とわけても、その電源が細分化しており、「電源」だけでは、さほど意味のないカテゴライズかもしれません。でも、それでいいのです。あくまでも機能としての「電源」が重要であるとわかるのですから。

そこでABC分析をすると、重み付けがわかります。当然ながら、調達金額が大きい品目ほど注力すべきです。実際にABC分析をすると、それでもなお、「その他」がもっとも多くなるかもしれません。その場合は、「その他」を除いて棒グラフをたててください。

まずは品目で分類したあとに、取引先でのABC分析にいたります。