バイヤー現場論（牧野直哉）

●効率的に出張してサプライヤを駆け巡る方法

バイヤーは、サプライヤの担当者が自社に来てくれます。外出や出張よりも社内にいる日数が多いのが一般的です。サプライヤへ滞りなく発注するためにはやむを得ないかもしれません。しかし今購入しているサプライヤがベストなのかどうか。また過去の評価と同じ管理レベルをサプライヤが維持しているかどうか。そういった疑問を払拭し続けるためには、出張してサプライヤを訪問します。

調達・購買部門の出張対応には、２つの側面があります。一つ目は出張旅費支出の管理者としての側面。社内の役割分担では、人事部門や総務部門、経理部門が担当しているかもしれません。しかし、外部支出ですから調達・購買部門のもつノウハウを活用して、少しでも効率的かつ快適な移動手段や滞在先の選定へ貢献します。二つ目は出張当事者としての側面です。サプライヤへの要求事項の広範囲化と高度化、そしてサプライチェーンのグローバルな広がりは、バイヤーの海外を含めた出張機会を増加させます。出張先で１００％のパフォーマンスを発揮するために、そして移動時間を有効に活用するために、ユーザー視点で適切な移動手段を選定します。

１．出張予定を計画する方法
出張には、大きく２種類あります。調達・購買部門における年間計画に合わせ、サプライヤの継続採用監査や、担当購入品に関連した展示会、新規サプライヤ開拓を目的にした商談会の出席が目的の計画する出張。そして、都度必要に応じて要否を判断する計画しない出張です。

①計画する出張
新しい年度の計画立案時に、あらかじめ次の出張は計画しておきます。

（１）担当サプライヤ訪問
調達・購買部門の年度計画に書かれた内容は、そのほとんどにサプライヤが登場するはずです。特別なテーマがなくても、サプライヤの継続採用監査も必要です。したがって、新しい年度の計画を立案する場合は、訪問するサプライヤとタイミングを、年間のスケジュールに割り振っておきます。旅費を見積もりして予算化しておきます。

（２）展示会
担当する製品や業界の展示会も、重要な情報収集の機会です。特に担当しているサプライヤが出展する場合は訪問のきっかけにしましょう。購入しているサプライヤが出展しているのであれば、新たな製品やテクノロジー、購入品の別のサプライヤに関する、情報収集の格好の機会です。

（３）商談会
地方行政や民間開催をあわせると、毎週日本中のどこかで商談会が開催されています。主催団体によって、集まるサプライヤの数も異なります。大きな市区レベル、複数の市区、都道府県が合同して開催する商談会は、数百社のサプライヤが新規顧客を求めて参加します。まだ出席した経験がなければ、ぜひ一度出席をオススメします。商談会も毎年開催時期がだいたい決まっていますので、最低でも年に数回は計画に織り込んでおきましょう。

②計画しない出張
これは、時々の状況によって判断しておこなう出張です。まず、前年度の出張の分析をおこなってみます。トラブルや、新たな案件が理由の出張が、全体のどの程度を占めるのか。①の計画する出張との割合を算出します。結果、50％以上の出張が計画されていなかった場合は、出張がそもそも場当たりでおこなわれていると判断します。もちろん大きなトラブルが発生し、早急な解消を目的に、サプライヤに通ったといった事態はやむを得ません。しかし、そういった状況こそ、実務に流されてしまっている典型的な状況です。計画しない出張をゼロにするのが目的ではありません。その割合を減らして、計画して出張をおこないます。

③実務のバックアップ体制・方法を整える
バイヤーがなかなか出張しない理由の一つに、自社にいないと仕事がたまる、発注業務が進まないといった理由が挙げられます。バイヤーの自助努力でなんとかしろ！ではなく、バイヤー不在時の対応を仕組み化し、出張しやすい環境を構築します。

（１）在籍者によるサポート
担当バイヤーが自社を離れていても、当面の最低限の業務は進められるように、他の出勤者によるサポートをおこなう方法です。お互いの助けあいではなく、ＡさんのサポートはＢさんとあらかじめサポートする対象者を決めておきます。出張前には、簡単な引き継ぎし、不在通知メールの設定に、代行担当者の名前や連絡先を明記して、不在時の業務滞留を防止します。こういった取り組みは、他人の業務の一端を理解する効果も期待できます。

（２）バイヤースケジュールの共有化とコントロール
一度に多くのバイヤーが同時に出張しない工夫も必要です。あらかじめ計画する出張は、事前にバイヤー間でスケジュールを共有し調整します。月末に翌月の全員の出張予定を決め、日程が重複する場合は調整をおこないます。毎週の報告会や、発注が集中する、社内のイベントを避けて円滑に計画した出張を消化するためにも、こういった事前調整は不可欠です。

（３）リモート対応
出張前でも、自社と変わらない業務環境を構築する方法です。メールの確認だけでも外出前で可能であれば、電話で在社している同僚に対応の依頼ができます。電子決裁システムを導入していれば、外部からでも滞りのない業務処理が可能になります。出張する際の障害を除去するためには、外部からのアクセス可能な業務環境の実現も重要なファクターです。