4-8　効果的な発注のための準備と計画

ポイント
1．内容の具体化: 発注する商品やサービスの詳細を明確にし、スムーズな調達プロセスを実現します。
2．条件の明確化: 仕様、数量、納期、品質管理レベル、その他の条件をサプライヤーに正確に伝え、適切な価格設定を促します。
3．リスクの管理とサプライヤーの確保: 明確な要件を通じてリスクを最小限に抑え、適切なサプライヤーの確保を迅速に行います。

購入準備では、欲しいものを具体的に明確にすることが最も重要です。仕様、数量、納期、品質管理レベル、その他の基本的な取引条件を詳細にサプライヤーに伝えることで、発注作業を円滑に進めることができます。

●購入条件の５つのキーポイント

・仕様: 製品やサービスの仕様を仕様書や図面で明確にし、サプライヤーが正確に理解できるようにします。
・数量: 製品の必要量を明確にし、サプライヤーに伝えます。
・納期: 自社の要求する納期と、サプライヤーが実現可能な納期を調整し、合意に至ります。
・品質管理レベル: 顧客の要求を満たす品質レベルを確立し、サプライヤーにその要求事項を伝えます。
・その他: 支払い条件や保証期間など、取引における基本条件を定めます。

●明確化の理由

リスクの排除: これらの条件が不明確な場合、価格決定に影響を与え、リスクを高める可能性があります。条件を明確にすることで、後日の調整を避け、価格の妥当性を保証します。
サプライヤーの確保: 適切なサプライヤーを迅速に確保するためには、あらかじめこれらの条件を明確にし、サプライヤーとのコミュニケーションを効果的に行う必要があります。

●具体例
ある企業が新しいオフィス機器を購入する際、具体的な仕様、必要数量、希望納期、必要な品質レベル、支払い条件などを明確にリストアップしました。この情報を基にサプライヤーに見積もりを依頼し、条件に最も合致するサプライヤーを選定することができました。このプロセスにより、期待通りの品質で、コスト効率良く製品を調達することができ、さらに納期も保証されました。

調達・購買を成功させるためには、購入前の準備が重要です。明確な計画と効果的なコミュニケーションにより、リスクを管理し、ビジネスのニーズに合致したサプライヤーとの良好な関係を築き上げることができます。

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