帰ってきた池田史子の参謀日記64
いま未来調達研究所でアシスタントというか、サポートというか、さまざまな仕事をしています。
☆坂口が会議室で大激怒してひどい目にあいました
私は何社かに勤務しました。いま、日本人の働き方改革の必要性が語られます。また、日本人の生産性が低いと話題になっています。私が以前の会社で働いていたときは、「こんなもんかな」と思っていました。でも、いま思うと、問題点があると感じます。さらに現在、いろいろな会社の実情を知られるのですが、私が気になることを列記します。
・上司が女性の部下に遠慮するのか、指示をちゃんと出せていない
・会議が多く、長く、何も決まっていない
・会議で、現時点では解決できないことにこだわるひとがいて、まったく前に進まない
・会議の最後に、それまでの内容をひっくり返すような発言をする
・部門であまりに時間をかけて資料を作り、他部門にそれを見せるとあっさり否定され、さらに作り直しに時間をかける
・議題ごとに、資料の作り直しが要求される
・仕事の目的が不明なまま、とりあえず開始している
考えてみると、資料作成と会議ですよね。
私も経験があるのですが、ひどく曖昧な指示を上司から受け、とりあえず資料を作成します。そして数日後に、見せると、「こういう観点が漏れている」とか「まったく違う」といわれ、よくわからないまま作成し直す、という繰り返しがあります。だから曖昧な指示を受けたときには、具体的に聞こうとすると、「そこまで細かな指定ができるか。それくらい考えろ」といわれます。
そもそも上司もあんまり深く考えていないし、何をほしいかもわからないのです。上司が10分でも考え具体的な指示を出せば、上司と部下のトータル時間は大幅に削減できるはずです。
しかし、部下にも悪いところがあって、資料作成もめちゃくちゃで、「たったこれだけの資料に一週間もかけたのか」と思う場合も少なくありません。そんなときは、まず、あらすじだけでも書いて上司に確認することです（私はやっています！）。そして、その後に、５０点でもいいから、その時点で見せて、早めに上司からつっこんでもらうことです。うちの坂口は、パワーポイントの未完成ページには「ここはあとで埋めます」と書いてプロジェクトの場にもっていきます。
坂口から聞いたのですが、「以前、今日の資料は５０点です、といったら手抜きしていると勘違いしたひとがいた」らしく、「それ以降、現時点での案、とか、ドラフト、と書いたら不満はでなくなった」とのことでした。やってみてください。
また、会議は、ある調査によると、参加者の４割が内職しているそうです。なんという数でしょう！ 会議はなんのために存在するのか不思議ですね。以前、坂口がある会議で激怒していたのですが、メールでじゅうぶんな内容をみんなで確認したり、「現時点ではこういう問題がある」と言い合うだけでなんら解決策を決断できなかったり、ということがありました。「いつまでも『こうですよね、こうですよね』ではなく、『これでいきましょう』と決めないなら、意味がない」と。
・会議をそもそも開かない
・会議をするなら、決めるべきことを明確化する
・会議開始時に終了時間をホワイトボードに書く
そして、こういったアイディアをみんなで出すだけでも、かなり変わってきます。そのためには、みんなが会議嫌いになる必要があるんでしょうね。メールでほんとうにダメか、再検討する必要はありますね。
