5-(2)-3 パソコンスキル「バイヤーのためのパソコンスキル」
バイヤーに限らず、事務系の仕事は①書類を②できるだけ速く③期限を守って提出する、ということに尽きます。もちろん、「書類」と書いたのは、報告書類だけではなく、決済をしたり、見積りを査定したりすることも含まれます。それらの大半が、現在ではパソコン上で行われるのですから、それを学ばない手はありません。
そして、それらをパソコンスキルによっては速くも正確にも可能です。
(1) Windowsコマンド、使用メールソフトのショートカットキーを覚える
(2) エクセルの関数・マクロを覚える
(3) VBAを習得する
(4) できるだけ速くキーボードを入力する訓練をする
これらも専門の書籍を読むだけでも相当違います。やってみて下さい。
パソコンのスキルなどというと笑われてしまいますが、たまに他人のパソコン操作を覗き込むと、各種操作が遅すぎて機会損失を被っているように思ってしまうことがあります。パソコン操作を自己目的化するためではなく、パソコン処理のような無駄な時間をできるだけ廃するためにスキルを身に付けるのです。
(1) では、まず目標として「できるだけマウスを使わずにパソコンを操作する」ということを目指してください。「Ctrl＋Sで保存する」「Ctrl＋Cでコピーする」「Ctrl＋Vでペーストする」くらいは覚えている人も多いのですが、「Ctrl＋Yで同じ作業を繰り返す」などといった内容を覚えている方は少ないようです。覚えると有効なこれらのショートカット操作は本を買うまでもなく、アプリケーションのヘルプでほとんど知ることができます。
(2) 納期調整を行っている方はエクセルを使用することが多いはずですし、見積りを査定する際のシミュレーションでも重宝します。このようなときに、エクセルの関数を知っているだけで作業時間が半減することがあります。
(3) 私の例で前述の通りです。エクセルやメールで毎日ルーチンワークを繰り返しているようなバイヤーは絶対に学ぶ価値があります。CGIやPHPといった言語もありますが、バイヤーであればVBAだけでも身に付けるだけで全く世界が変ってきます。
(4) 人差し指のみで入力している人がいますが、あれはいただけません。入力速度とはまさにアウトプットの速度です。普通の人が一通しかメールを出せないところを、三通送付することができればそれだけ多くの人にコンタクトできるようになります。メールでは言いたいことが通じないと言う人がいますが、それは単にメールの書き方を知らないだけです。長く書く必要はなく、要件だけでも構いません。また、メールは必ずその日のうちに処理して帰宅するべきです。
繰り返しますが、あくまでこれらは資料作成を効率化するためのものです。一番良いのは資料自体を作成しないことではあるのですが、そうともいかない場合が多いはずです。それに、資料を速く提出してくれる人は気持ちいいものです。これに理屈はありません。
できるだけルーチンは自動化にし、本来やるべき業務に特化する。そのためにパソコンスキルを身に付けていってください。
